top of page

Czy lepiej wdrożyć standardowy system ERP, czy pisany na zamówienie?

Zaktualizowano: 21 kwi 2023

Jeśli śledzisz mojego bloga, to wiesz, że większość tekstów, które napisałam, dotyczyły

systemów ERP. Wiem jednak, że wybierając system dla swojego przedsiębiorstwa, często w pierwszej kolejności zastanawiasz się, czy skorzystać z systemu standardowego, czy pisanego na zamówienie. Jest to ciężka decyzja, ponieważ każda z opcji ma swoje zalety i wady. Postanowiłam je zestawić, byś mógł świadomie zadecydować, co jest lepsze dla Twojej firmy. Jeśli po przeczytaniu tego artykułu będziesz miał wątpliwości, zapraszam do kontaktu. Z chęcią je rozwieję.


System dedykowany czy z pudełka


Systemy pisane na zamówienie

Rozpocznijmy, więc od systemów pisanych na zamówienie. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo decyduje się na taki typ oprogramowania, to musi się liczyć z koniecznością wymyślenia koncepcji od podstaw. Odbywa się to wraz z firmą odpowiedzialną za modelowanie i tworzenie oprogramowania. Na powodzenie wdrożenia systemu prawie w 100% ma więc wpływ firma programistyczna. Zakładając, że wybierzesz profesjonalistów, możesz liczyć na poniższe benefity:


Zachowanie unikalności organizacji

Największą zaletą wymienianą podczas opisywania programów na zamówienie jest możliwość stworzenia programu, który dokładnie odwzorowuje procesy Twojej organizacji. Jeśli chcesz zachować swój know-how i w ten sposób wyróżniać się na tle konkurencji, to z pewnością możesz to osiągnąć, stosując taki typ systemu. Pamiętaj, że musisz dokładnie spisać swoje procesy i upewnić się, że firma wdrożeniowa potrafi je odwzorować.


Skalowalność systemu

System dedykowany ma precyzyjnie odwzorować procesy Twojego przedsiębiorstwa. Jego rozmiar, więc odzwierciedla dokładnie Twoje potrzeby. Nie ma zbędnych modułów ani funkcji, które zajmują miejsce na serwerze, spowalniają działanie – oprogramowanie jest dokładnie takie, jakie potrzebujesz. W każdym momencie możesz też rozbudować system według swoich preferencji. Nie musisz deklarować już, w jakim miejscu będzie Twoja firma za pięć lat i pod to dobierać odpowiedni system i jego funkcje.


Dostosowalność struktury systemu

Ten punkt dotyczy architektury systemu. W systemach z „paczki” producenci narzucają wygląd menu, formatek. Czasem można ukryć niektóre funkcje, dokumenty, kolumny czy pola. W przypadku systemu pisanego od początku to Ty możesz narzucić, jak będzie on wyglądał. Takie rozwiązanie może ułatwić nawigację po systemie Twoim pracownikom poprzez zastosowanie obecnie stosowanych schematy. Jeśli chcesz mieć wpływ na wygląd oprogramowania, to taki typ systemu jest właśnie dla Ciebie.


Niezmienna metodyka pracy

Jeśli wypracowałeś już w swoim przedsiębiorstwie metodykę obiegu dokumentów, który się sprawdza, to możesz ją przenieść na oprogramowanie dedykowane. Dzięki temu Twoi pracownicy łatwiej zaakceptują zmianę i szybciej przystosują się do nowego systemu. Wpłynie to też na przyspieszenie wdrożenia. Będzie ono zdecydowanie szybsze niż koncepcja wymyślana od podstaw, ale też z zasady dłuższe niż wdrożenie systemu ERP.


Łatwa integracja z innymi systemami

Ze względu na to, że to Ty projektujesz funkcjonalność rozwiązania, to możesz wskazać, z jakimi aplikacjami będzie współpracował Twój program (np. kalendarz czy poczta, OCR do skanowania faktur czy inne). Oczywiście musisz wiedzieć, że żeby następowała obustronna wymiana danych, to również system po drugiej stronie musi być na nią otwarty.

Większość systemów ERP „z paczki” również ma możliwość integracji, ale systemy pisane cechują się większą niezawodnością i elastycznością.


Systemy pisane od podstaw mają także swoje wady.


Możliwość wystąpienia błędów

Główną wadą wymienianą wśród użytkowników i twórców jest możliwość wystąpienia błędów w oprogramowaniu. Wynika to z faktu, że system jest pisany od podstaw. Testowanie pod tym kątem jest więc kluczowym elementem wdrożenia i zajmuje dużo więcej czasu niż w przypadku standardowych systemów. Jeśli próbujesz np. stworzyć zaawansowany system planujący lub funkcjonalność MRP, gdzie wyniki otrzymuje się na podstawie wielu zmiennych, to wtedy musisz być pewny, że każda ze składowych jest przeliczana według Twoich zamierzeń. W przypadku standardowych systemów ERP czy APS masz pewność, że funkcjonalność została przetestowana już przez wielu użytkowników i prawdopodobieństwo wystąpienia błędu jest o wiele mniejsze.


Długi czas wdrożenia

Tworzenie programu od podstaw wiąże się z długim czasem wytwarzania. Prócz standardowych czynności, jak definicja wymagań czy wybór partnera do współpracy, musisz także przewidzieć czas na samo wytwarzanie programu oraz testowanie. W przypadku standardowych systemów program jest już gotowy do użycia lub wymaga dostosowań, których czas jest zdecydowanie krótszy. Również proces testowania przebiega sprawniej, ponieważ podstawowe błędy zostały wyeliminowane przez innych użytkowników.


Uzależnienie się od jednej firmy

Niektóre firmy stosują praktykę nieprzekazywanie praw autorskich wraz z kodem źródłowym, co sprawia, że mimo że zapłacisz za oprogramowanie, nie jest ono Twoją własnością. W konsekwencji jesteś uzależniony od firmy programistycznej i w razie braku zadowolenia z ich usług, nie możesz przenieść ich do innej. Oczywiście, przed tą wadą możesz się ustrzec, analizując dokładnie umowę.


Wysoki koszt

Ostatnią z wad, jaką przytoczę, jest cena. Jest to argument dość kontrowersyjny, bo żadne pisane oprogramowanie nie jest takie same i ciężko przewidzieć jego koszt, ale z reguły prace programistyczne wymagają wiele godzin pracy i jest to bardzo kosztowny proces. Tego elementu nie znajdziemy w przypadku wdrożenia systemów „z pudełka”.


Systemy standardowe (z pudełka)

Przedstawiłam zalety i wady systemów pisanych na zamówienie. Teraz pora na systemy standardowe. Pod tym pojęciem kryją się wszystkie systemy, które są już gotowe. Żeby je używać, wystarczy mieć dostęp. Mogą podlegać dostosowaniu czy parametryzacji, pod Twoje wymagania, ale z reguły nawet bez tego można je używać od razu po zakupie. Takie rozwiązania posiadają następujące zalety:


Wbudowane najlepsze praktyki biznesowe

Przewagą systemów standardowych jest fakt, że bazują na doświadczeniach wielu przedsiębiorstw. Często systemy są rozwijane pod ich oczekiwania. Dzięki temu możemy bazować na najlepszych praktykach innych firm z różnych branż. Im starsze oprogramowanie, tym mamy pewność, że przeszło wiele testów. Większość błędów została wyeliminowanych, a jeśli któryś został przeoczony to duża szansa, że zostanie wykryty przez użytkowników (być może z innej firmy).


Stała aktualizacja oprogramowania

Dobrą praktyką firm sprzedających systemy ERP jest stałe doskonalenie. Często w polityce jest stały rozwój oprogramowania, który ma na celu eliminacje błędów oraz wdrażanie nowych funkcjonalności. Dzięki temu będziesz miał dostęp do najnowszych opcji systemu w ramach abonamentu lub umowy serwisowej. W przypadku oprogramowania dedykowanego nie dostaniesz dodatkowych opcji, ale też często nie opłacasz abonamentu lub opłat serwisowych.


Możliwość testowania przed zakupem

Ze względu na to, że program nie wymaga pisania, to możesz go przetestować jeszcze przed zakupem. Jest to tylko możliwe w przypadku, jeśli Twoje procesy nie wymagają dostosowania. Ale zazwyczaj dostosowania to mały odsetek programu, więc pozostałe funkcje są gotowe do sprawdzenia i dadzą Ci pogląd na program jako całość. Na tej podstawie możesz ocenić czy system jest odpowiedni dla Ciebie i Twojego przedsiębiorstwa.


Łatwiejsze i szybsze wdrożenie systemu

W przypadku systemów „z pudełka” z założenia wdrożenie jest o wiele prostsze. Nie musisz wynajdywać koła na nowo. Konsultant wskaże Ci dobre praktyki oparte o opcje systemu, a Ty tylko je zweryfikujesz i ewentualnie niektóre z nich poddasz modyfikacji. Czas wdrożenia jest również krótszy, ponieważ nie ma konieczności pisania kodu od początku. Niektóre rozwiązania można uruchomić nawet w kilka dni (dotyczy to rozwiązań bez dostosowań).


Niższa cena wdrożenia

Również cena wdrożenia systemu ERP „z pudełka” jest stosunkowo niższa niż rozwiązań dedykowanych. Nie poświęca się czasu na pisanie kodu. Od razu można rozpocząć dostosowywanie.


Systemy ERP mają również swoje wady.


Konieczność dostosowania procesów

Najczęściej wymienianą wadą jest konieczność dostosowania niektórych procesów przedsiębiorstwa pod realia systemu. Oprogramowanie ma swoją architekturę i jeśli masz specyficzny proces, to wtedy może nastąpić konieczność przekształcenia go zgodnie z ramami przyjętymi przez producenta.


Nadmiar funkcjonalności

Systemy standardowe cechują się dużą ilością funkcjonalności. Jest duża szansa, że nie będziesz ich wszystkich potrzebował w dniu rozpoczęcia działania systemu. Nie da się ich wykasować, ale czasem producenci umożliwiają ukrywanie funkcji. Oczywiście, wraz z rozwojem firmy może jest wdrażać i używać.


Długie oczekiwanie na dedykowany rozwój

Jeśli zażyczysz sobie, żeby producent oprogramowania rozwinął wskazaną funkcjonalność, to nie zawsze otrzymasz taką możliwość. Często twórca musi zebrać opinie o niej wśród innych klientów- czy będzie dla nich przydatna i czy spełni kryteria uniwersalności. Może to wydłużyć czas wdrożenia, a ostatecznie funkcjonalność, którą oczekujesz, może nie spełnić do końca Twoich oczekiwań. Inną opcją jest odrzucenie Twojej propozycji przez twórców. W przypadku rozwiązań dedykowanych otrzymasz to, czego dokładnie potrzebujesz, natomiast koszt może być o wiele wyższy.


Powyższe zestawienie udawania, że nie ma uniwersalnej odpowiedzi na pytanie: jaki system wybrać – dedykowany czy standardowy. Posiadając pełen zakres wad i zalet możesz podjąć decyzję świadomie i umożliwić swojemu przedsiębiorstwu rozwijać się w oparciu o najlepsze technologie IT.

522 wyświetlenia0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comments


bottom of page