Rozpoczynając projekt, ustalasz zazwyczaj jego ramy- zadania i ich czas oraz koszt. Następnie przechodzi do realizacji projektu i często okazuje się, założenia są błędne lub nieaktualne, zwłaszcza gdy projekt rozciąga się w czasie. Następuje proces zmiany wymagań, który często zaburza realizację projektu.
Zmiana wymagań ma miejsce, gdy wyniki i żądania przekraczają wstępnie ustalony zakres projektu. Może wystąpić w dowolnym momencie projektu i spowodować znaczne opóźnienia lub przekroczenie kosztów.
Nikt nie chce, aby jego projekt ERP zakończył się niepowodzeniem lub stracił z oczu jego cele - ale dobrą rzeczą jest to, że istnieją kroki, które można podjąć, aby uniknąć zmiany wymagań lub przeprowadzić ten proces bezinwazyjnie. Takie zmiany w literaturze branżowej nazywane są pełzaniem zakresu projektu.
Co to jest pełzanie zakresu?
W kategoriach zarządzania projektami zakres to zarys wymagań i rezultatów projektu. W większości przypadków zakres jest określany na początku projektu i uwzględniany w planie projektu. Ma swój początek i koniec. Pełzanie powoduje odchylenie projektu ERP od rzeczywistego zakresu poprzez dodanie nowych funkcji i dostosowań oprogramowania. To powolny i często niezauważalny wzrost pierwotnego zakresu pracy ERP.
Wpływ pełzania zakresu może być kosztowny, często prowadząc do wydłużenia terminów i dodatkowych opłat. Twój zespół może również stracić z oczu pierwotne cele lub podstawowe problemy, które projekt ERP miał rozwiązać, pozostawiając użytkowników końcowych niezadowolonych z projektu ERP, co może również obniżyć adaptacje rozwiązania przez użytkowników.
Dlaczego to się dzieje? Często jest to spowodowane złym planowaniem, brakiem efektywnej współpracy w zespole, niewłaściwymi oczekiwaniami, słabą komunikacją lub pojawieniem się nieoczekiwanych problemów.
7 sposobów zapobiegania pełzaniu zakresu podczas wdrażania ERP
Chcesz pomóc swojej firmie ograniczyć ryzyko związane z pełzaniem zakresu projektu ERP? Śledzenie i obsługa zakresu projektu ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia. Poniżej przedstawiamy sposoby, które pomogą Ci walczyć ze zmianą wymagań podczas wdrożeń i zapobiegną pełzaniu zakresu.
1. Zdefiniuj cele i zakres projektu
Na początku projektu ERP należy upewnić się, że wszystkie wymagania lub elementy dostarczane są już przedstawione w opisie zakresu planu projektu i że wszyscy pracujący w zespole są tego świadomi. W ten sposób będziesz mieć "mapę", która poprowadzi Twój projekt. Można ją wykorzystać w nieprzewidzianych okolicznościach, aby zdecydować, czy zaakceptować proponowane zmiany, czy nie zaburzą one przebiegu innych założeń projektowych. Powinieneś również udokumentować swoje wymagania projektowe. Omów rezultaty, kamienie milowe, budżety, role i obowiązki ze wszystkimi interesariuszami.
2. Skonfiguruj procesy kontroli zmian
Nie zawsze można uniknąć żądanych zmian wynikających z opinii interesariuszy lub użytkowników końcowych. Możesz się jednak do nich przygotować dzięki skutecznemu procesowi kontroli zmian. Dzięki temu żądania zmian przechodzą przez odpowiednie kanały. Za pomocą tego procesu możesz w pełni ocenić i zrozumieć wpływ na projekt, koszt lub harmonogram. Zasadniczo jest to proces składania próśb o zmiany przez członków zespołu lub interesariuszy, obejmujący etap analizy tych próśb przez kierownika projektu i innych głównych interesariuszy projektu oraz system oceniający, czy żądane zmiany zostaną zatwierdzone, odrzucone lub odroczony. Skonfigurowanie procesu kontroli zmian ma kluczowe znaczenie, ponieważ umożliwia odzyskanie kontroli nad projektem, a jednocześnie pozwala na elastyczne uwzględnienie nowych żądań w razie potrzeby.
3. Zatrudnij partnera ERP, któremu ufasz
Najskuteczniejszym sposobem zapobiegania pełzaniu zakresu jest zatrudnienie zaufanego partnera ERP i szczere informowanie o ryzyku i potencjalnym pełzaniu zakresu. Zapytaj swojego partnera ERP o jego strategie zarządzania pełzaniem zakresu i oceń jego zdolność do utrzymania zakresu projektu przed zatrudnieniem go. Powinieneś również upewnić się, że Twój zespół jest świadomy i akceptuje zakres prac przed rozpoczęciem wdrażania ERP.
4. Stwórz przejrzysty harmonogramu
Zarządzanie zadaniami i czasem jest niezbędne do przestrzegania zakresu projektu. Ważne jest, aby każde zadanie było jasno określone, uszeregowane pod względem ważności i przydzielone do konkretnych osób. Jednak dość łatwo jest stracić poczucie czasu spędzonego na zadaniach, jeśli nie są one jasno podzielone i zaplanowane. Jednym z najprostszych sposobów na to są codzienne weryfikacje, w postaci szybkich spotkań kontrolnych, które pomagają utrzymać ludzi na właściwej drodze i przypominają im, że są częścią zespołu z tą samą wizją i że wsparcie jest dostępne, jeśli go potrzebują.
Kiedy przedstawiasz harmonogram, upewnij się, że zaplanowałeś niektóre wydarzenia. Jak wspomniano wcześniej, zmiany są nieuniknione. Pełzanie zakresu projektu ma miejsce tylko wtedy, gdy żądane zmiany nie są odpowiednio zarządzane zgodnie z planem zarządzania zmianami.
5. Zaangażuj zespół w proces podejmowania decyzji
Czy to kierownik projektu, czy programista; każdy musi otrzymywać opinie i sugestie od swojego zespołu, wyższego kierownictwa lub użytkowników końcowych. Możesz pokusić się o rozważenie każdej żądanej zmiany, ale w dłuższej perspektywie może to negatywnie wpłynąć na Twój biznes.
Najlepiej byłoby rozważyć wszystkie aspekty zmiany, ocenić każdą opcję, przedyskutować ją ze swoim zespołem i podjąć ostateczną decyzję na podstawie opinii zespołu. Zaangażowanie Twojego zespołu pozwoli Ci określić Twoją zdolność do wprowadzania zmian i chęć do tego. Ich wkład będzie przydatny, gdy opracujesz zmienione ramy czasowe i dokumenty dotyczące zakresu.
6. Komunikuj się jasno i często
Ponieważ zmiany i nowe wymagania pojawiają się podczas wdrażania ERP, zespół projektowy i zewnętrzni konsultanci muszą informować, w jaki sposób pasują (lub nie) do zakresu i wpływu, jaki mają na budżet i harmonogram. Jasna komunikacja za pośrednictwem właściwych kanałów z interesariuszami i partnerami ERP pomaga zapobiegać pełzaniu zakresu.
7. Naucz się mówić „nie”
Czasami prośba o zmianę może pochodzić od wyższego kierownictwa lub innych wewnętrznych interesariuszy, co wyraźnie nie dodaje wartości do projektu lub może negatywnie wpłynąć na twoją pracę w dłuższej perspektywie. W takich sytuacjach nie ma nic złego w odrzuceniu próśb o zmianę, jeśli wymaga tego sytuacja. Jeśli interesariusz jest nastawiony na wprowadzenie określonych zmian, spróbuj połączyć jego prośby z inną fazą projektu.
Czasami rozszerzenie zakresu ma kluczowe znaczenie dla stworzenia właściwego rozwiązania. W innych przypadkach jest to niepotrzebne na obecnym etapie projektu i może stanowić zbyt duże ryzyko dla harmonogramu i budżetu projektu. Kluczem jest pełna kontrola nad zakresem projektu i wymaganiami biznesowymi oraz praktyka jasnej komunikacji. Pozwoli to na realizację projektu i pomoże w opracowaniu idealnego systemu ERP.
Jeśli szukasz partnera ERP, który może poprowadzić Twój projekt ERP i pomóc Ci osiągnąć cele bez przekraczania budżetu lub harmonogramu, growITnow jest tutaj, aby Ci pomóc. Umów się na konsultację, aby dowiedzieć się więcej.
Comments