Firma HP została założona w 1939 roku w Palo Alto w Kalifornii. Mało kto nie zna tej marki, ponieważ firma w 2010 roku przedstawiała się jako drugie pod względem obrotów przedsiębiorstwo informatyczne świata.
W 2004 roku firma ogłosiła, że w trzecim kwartale odnotowali spadek w segmencie Enterprise Servers and Storage (ESS) o 5% w stosunku do poprzedniego roku do 3,4 mld dolarów. Jako główny powód tak druzgocącej straty miało być wdrożenie systemu ERP. Ta historia pokazuje, że nawet firmy, które doskonale rozumieją branże IT, mogą ponieść porażkę. Postanowiłam podzielić się z Tobą tą historią, żeby ustrzec Cię przed podobnymi ryzykami, które możesz napotkać podczas wdrożenia systemu w Twojej firmie.
Co więc poszło nie tak?
Założeniem firmy było usprawnienie systemu ERP- SAP R/3 w oddziale w Ameryce Północnej. Przedmiotem ulepszeń stał się proces przetwarzania zamówień i zarządzanie łańcuchem dostaw. Postanowiono zintegrować te rozwiązania.
Nie było to pierwsze tego typu usprawnienie w firmie. Wcześniej wdrożono je już w 34 innych oddziałach! Plan był już wcześniej stworzony, a rozwiązanie wielokrotnie przetestowane, a jednak coś poszło nie tak !?
Jakie przyczyny wskazują eksperci?
Silosowy podział zespołów wdrażających
Firma HP charakteryzowała się zdecentralizowaną strukturą organizacyjną i każdy odział, był traktowany jako niezależny. Wprowadzenie platform, która wymagała integracji pomiędzy zespołami, spowodował trudności do przystosowania się liderów oraz ich zespołów.
Można było uniknąć tego zagrożenia, dobierając odpowiednich liderów, którzy elastycznie reagują na zmiany. Dzięki temu HP osiągnęłoby szybsze przystosowanie się do integracji. Warto korzystać z zewnętrznych, niezależnych konsultantów, którzy dostrzegą niedociągnięcia wewnętrznych zespołów. Doświadczenie, które posiadają, umożliwi zintegrowanie Twojego zespołu podczas wdrożenia systemu ERP.
Niepoprawnie przygotowane dane do importu
Około 20% zamówień posiadało niewłaściwe dane, które spowodowały błędy w zamówieniach w nowym systemie. Zamówienia zostały skorygowane w ciągu miesiąca, natomiast straconego czasu nie dało się tak łatwo nadrobić. W firmie powstały opóźnienia dostaw. Klienci byli sfrustrowani, co starano się skorygować, inwestując w dostawy lotnicze, czy korzystając z partnerów dystrybucyjnych. Błędy próbowano również naprawić manualną pracą, ale to również nie przyniosło oczekiwanych rezultatów, ponieważ pracownicy, zamiast zajmować się bieżącymi obowiązkami, nadrabiali zaległości. Pomimo ich najlepszych starań, w czwartym kwartale 2004 roku straty wyniosły około 120 milionów dolarów.
Za każdym razem, gdy przenosisz dane ze starszych systemów do nowego rozwiązania, niezwykle ważne jest upewnienie się, że dane są oczyszczone, dokładne i przede wszystkim – poprawne. Migracja i testowanie danych to niezastąpiony krok, którego nie może przeoczyć podczas wdrożenia. Chociaż proces ten wymaga znacznej ilości czasu i zasobów, naprawa błędów jest jeszcze bardziej kosztowna.
Niewłaściwie skonfigurowany system
Dobry system, który posiada odpowiednio skonfigurowane parametry, powinien przewidzieć prognozy popytu. Tu również system ERP zawiódł na całej linii (a może nie system, tylko osoby, które go wdrażały). W czasie realizacji projektu popyt na produkty Intela był wysoki i miał tendencję wzrostową. Co zaskakujące, utrzymywał się on na wysokim poziomie nawet po awarii. Niestety firma HP nie przewidziała tego trendu i nie wyposażyła swoich magazynów na tyle, ile wymagał w tym okresie rynek i klienci.
Zawodne w tym przypadku okazało się nieodpowiednie skonfigurowanie systemu. Możesz tego uniknąć, testując dokładnie wszystkie funkcje systemu. Kuszące jest szybkie wdrożenie, ponieważ pozwala redukować koszty m.in. poświęcone na szkolenia, ale jak widać po przykładzie HP, skutki mogą być opłakane.
Jaki wpływ na firmę ma nieudane wdrożenie?
Starty finansowe
Ostatecznie problemy operacyjne i błędy projektowe kosztowały grupę ESS firmy Hewlett-Packard około 400 milionów dolarów utraconych przychodów i 275 milionów dolarów zysku operacyjnego.
Rozgoryczeni pracownicy
Nieudane wdrożenie powoduje, że pracownicy muszą ponownie część swojej pracy wykonywać ręcznie. Jeśli pracownik wcześniej przyzwyczajony nawet do pół automatyzacji (np. automatycznego drukowania etykiet), a teraz musi wykonywać czynności ręcznie, to jego motywacja do pracy znacznie spada.
Nieusatysfakcjonowani klienci
Niedotrzymanie terminów, pomyłki i niedopatrzenia to efekt, z jakim musieli zmierzyć się klienci firmy HP. Pewnie spotkałeś się w życiu z sytuacją, że mimo obietnic, dostawca nie dotrzymał deklarowanego terminu. To spotkało setki odbiorców. HP musiało pożegnać się z częścią z nich.
Utrata reputacji
Zła sława szybko się rozchodzi. Również HP odczuło to na własnej skórze. Stracili zaufanie i pozyskali złą reputację na rynku.
Utracony udział w rynku
Nieudane wdrożenie spowodowało, że produkty sprzedawane przez HP utraciły swoje udziały w rynku na rzecz firm Dell i IBM. Konkurenci zostawili w tyle markę, która wcześniej zajmowała czołową pozycję na rynku.
Mimo iż historia ta wydarzyła się prawie 20 lat temu, to warto wiedzieć, że podobne schematy powtarzają się w wielu firmach na świecie również teraz. Nieodpowiednie zespoły wdrożeniowe, czy niewłaściwie przygotowane dane są w dalszym ciągu przyczyną porażki podczas wielu wdrożeń systemów ERP.
Wychodzą naprzeciw potrzebą przedsiębiorców, którzy mierzą się z podobnymi obawami, oferujemy wsparcie przy wdrożeniach i wyborze systemu. System, który ma służyć 10-15 lat powinien być wybrany profesjonalnie, z uwzględnieniem indywidualnego zapotrzebowania Twojego przedsiębiorstwa. Wypełnij formularz i umów się na bezpłatne konsultacje.
Comments