top of page

Stwórz dobrą analizę wymagań systemowych i osiągnij sukces we wdrożeniu systemu ERP

Zaktualizowano: 21 kwi 2023

Specyfikacja wymagań systemowych inaczej zwana analizą przedwdrożeniową to dokument, który może uprościć i przyspieszyć wybór systemu ERP. W wielu środowiskach krążą opinie, że definiowanie takiego dokumentu nie jest konieczne, by wdrożyć oprogramowani. Jest to prawda, natomiast ja zalecam jego sporządzenie, gdyż w swojej pracy często odwoływałam się do tego dokumentu. Pozwala on zebrać charakterystykę systemu i każdy interesariusz może się do niego odwołać w każdym momencie trwania projektu- zwłaszcza w przypadku sytuacji konfliktowych.

Analiza przedwrożeniowa


Gdzie wykorzystujemy dokument analizy przedwdrożeniowej?

Głównym celem, dla którego tworzy się analizę, jest efektywne wdrożenie wcześniej wybranego systemu ERP. Przygotowując się do wyboru oprogramowania i firmy konsultingowej spisałeś dokładnie swoje procesy biznesowe oraz cele, zestawiając je z misją i wizją przedsiębiorstwa. Teraz pora odzwierciedlić te procesy w systemie. Na spotkaniach analitycznych omów wcześniej stworzoną dokumentacje z poszczególnymi konsultantami działowymi. Przekaż, co jest istotne dla Twojego przedsiębiorstwa i jakie są kluczowe zasoby. Na podstawie tych rozmów firma wdrożeniowa sporządzi dokument, który będzie podstawą do wdrożenia. Jeśli masz wątpliwości, teraz jest najlepszy moment, żeby je wyjaśnić. Nie zostawiaj nierozstrzygniętych spraw na etap wdrożenia, bo spowoduje to wydłużenie harmonogramu i kosztów.


Zaletą tego procesu jest z pewnością możliwość prześledzenie obecnych procesów Twojego przedsiębiorstwa i omówienie ich z ekspertami zewnętrznymi. Doświadczeni pracownicy firm konsultingowych mogą pomóc w optymalizowaniu Twoich procesów i porównać je z praktykami biznesowymi innych przedsiębiorstw.


Od czego zacząć analizę i kto powinien się tym zająć?

Spotkanie inicjujące analizę wymagań to tzw. kick-off. Jest to pierwsze spotkanie, które ma na celu zapoznanie się zespołów. W ramach wizyty w Twojej firmie pojawi się cały zespół wdrożeniowy. Kierownik projektu przedstawi konsultantów oraz obszary, za które są odpowiedzialni, omówi metodykę pracy i ustali plan. Nie ma jednej standardowej metodyki pracy- każda firma ma swoje najlepsze praktyki. Najbardziej znane są metody wodospadowe i zwinne, ale wiele firm deklaruje też swoje autorskie metody. Każda z nich ma swoje wady i zalety, więc najważniejsze, żeby była dobrze zarządzana. Pożądane jest, żebyś Ty również wydelegował osoby reprezentujące poszczególne działy oraz kierownika projektu. Najlepiej, żeby od samego początku wzięły odpowiedzialność za dany obszar i podczas wdrożenia kontynuowały swoją wizję. Kierownik projektu powinien wziąć odpowiedzialność za przestrzeganie terminów oraz koordynowanie zadań.


Jak powinna być skonstruowana analiza przedwdrożeniowa?

Nie ma jednej metody, która opisuje idealną analizę wymagań. Na jej wygląd i zawartość wpływa wiele składowych: osoba sporządzająca, posiadany budżet, dostępny czas, procedury firmowe itp. Głównym założeniem jest zebranie wszystkich funkcjonalności przyszłego systemu ERP w postaci jednego dokumentu. Forma powinna być uporządkowana i zrozumiała dla wszystkich interesariuszy.

Najczęściej spisuje się wymagania w podziale na:

  • Funkcjonalne

  • Niefunkcjonalne.


Wymagania funkcjonalne, jak sama nazwa wskazuje, mają za zadanie opisać funkcje systemu. Elementy wchodzące w ich skład to:

  • Cele, które przyświecają projektowi, jego wizja, ujęcie w przyjętych ramach (np. jaki problem rozwiąże wdrożenie).

  • Opis użytkowników i ich ról (np. kierownicy działu będą mieli dostęp do innych funkcji niż pracownicy).

  • Opis funkcji systemu i ich użycie przez poszczególnych użytkowników (np. dokumenty zakupu będą zatwierdzane przez kierownika działu zakupów).

  • Wygląd formularzy dla poszczególnych użytkowników (np. tylko starszy specjalista będzie widział pole „upust” na zleceniu sprzedaży).

  • Zakres raportów możliwych do wygenerowania.

Wymagania niefunkcjonalne mają za zadanie opisać kryteria jakościowe systemu. Mogą to być kryteria opisujące poniższe strefy:

  • Dostępność/ Niezawodność (np. dostępna 24 godziny 7 dni w tygodniu przez wszystkie dni w roku).

  • Wydajność (np. lokalizacja, z jakiej pochodzą użytkownicy czy czas odpowiedzi, maksymalna ilość użytkowników)

  • Wsparcie użytkowników (np. jak zgłaszać błędy lub awarie, czas odpowiedzi na zgłoszenie- SLA).

  • Bezpieczeństwo (np. ilość znaków w haśle użytkownika, jak często tworzony jest backup).

  • Wdrożenie (np. w jakim czasie nastąpi wdrożenie, rodzaje integracji z innymi systemami, szkolenie).

  • Użyteczność aplikacji (np. rozmiar ekranu, czcionki, logo firmy).


Jakie są najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu analizy?

Tworząc analizę przedwdrożeniową należy zwrócić szczególną uwagę na poniższe elementy:

  • Brak odpowiedniego przeanalizowania problemu. Jeśli wdrożymy system ERP bez uprzedniego odpowiedzenia na pytanie „jakie korzyści ma przynieść system?”, wtedy nasz problem może nie zostać rozwiązany i mimo powodzenia projektu, dalej będziemy się z nim borykali.

  • Tworząc listę, należy przypisać priorytety do poszczególnych zadań. Można do tego wykorzystać model MoSCoW.

  • Wiele firm, chcąc być nad wyraz precyzyjnymi, tworzą zbyt dużą ilość wymagań. Często też zaangażowanie przeradza się w „koncert życzeń”. Należy jasno sprecyzować- czy wymaganie jest odpowiedzią na zdefiniowany wcześniej cel. Jeśli nie, to należy go usunąć z listy. Musisz również pamiętać, że zbyt skomplikowana lista wymagań może zbytnio skomplikować system i użytkownicy nie będą chcieli z niego korzystać.

  • Często też zdarza się sytuacja odwrotna- osoba, która spisuje dokumentacje, używa ogólników, zakładając, że założenia są dla wszystkich doskonale znane i nie ma konieczności ich dopracowywania. Trzeba jednak przewidzieć sytuacje, że z dokumentacji będą korzystać osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniach. Należy wyważyć ilość zawartych informacji, by osoby, które czytają dokument, mogły bez problemu odwzorować naszą wizję w oprogramowaniu.

  • Nieodpowiedni zespół wdrożeniowy ma kluczowe znaczenie w niepowodzeniu projektu. Jeśli pominiemy strategiczne działy w firmie i nie uwzględnimy ich wymagań, to możemy stworzyć dokument, który nie zaspokoi potrzeb przedsiębiorstwa – jako całości.

  • Wiele firm pomija też wymagania niefunkcjonalne, zakładając, że są mniej istotne od funkcjonalnych. Może to mieć wpływ na nieefektowne działanie systemu w przyszłości.

  • Pominięcie użyteczności systemu, co powoduje, że mimo że system spełnia wymagania techniczne zapisane w analizie, nie da się go użytkować. Trzeba pamiętać o ludziach, ich potrzebach i znaczeniu oraz zaangażowaniu technologii w ich pracę (np. operatorzy na produkcji nie mogą poświęcać 50% swojego czasu pracy na wprowadzanie danych).

  • Brak zaangażowania menadżerów w proces definiowania wymagań. Takie podejście powoduje, że pracownicy mają obowiązek samemu zdefiniować procesy, które idą do ofertowania i wyceny. Kierownictwo potrafi się zaangażować dopiero w momencie wdrożenia i zanegować stworzone już procesy. Powoduje to destabilizację harmonogramu, budżetu i wykonaną pracę trzeba prowadzić od początku- począwszy od modelowania procesów.

Analiza przedwdrożeniowa to istotny element determinujący wybór systemu i jego wdrożenie. Jej błędne sformułowanie powoduje, że 30% projektów IT ponosi porażkę na różnych etapach wdrożenia. Warto, więc podejść do tego etapu skrupulatnie, stosując powyższe rady i zmaksymalizować swoje szanse na sukces.



595 wyświetleń0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comentarios


bottom of page