Automatyzacja jest coraz częściej postrzegana jako kluczowa strategia IT zapewniająca przewagę konkurencyjną. Musisz jednak wiedzieć, że zastosowanie jej często wiąże się z wieloma ryzykami, które czyhają na nieświadomych przedsiębiorców.
Korzyści wynikające z wprowadzenia automatyzacji opisałam w artykule:
Są one bardzo kuszące, bo ich wprowadzenie może znacznie przyspieszyć działalność przedsiębiorstwa, jednak niewłaściwie przeprowadzona transformacja to ryzyko. Nieodpowiednie środki ostrożności mogą spowodować wprowadzenie do Twojej firmy złych praktyk i chaosu. Przeczytaj poniższy tekst, aby dowiedzieć się, na co zwracać uwagę, aby nie popełnić kosztownych błędów.
Najpierw optymalizuj, potem automatyzuj
Wiele firm rozpisując procesy, które mogą zostać poddane automatyzacji, zapominają o kolejnym kroku, czyli optymalizacji. Przyjmując zasadę „zawsze tak robiliśmy i działało” nie masz możliwości uzyskania z procesu to, co najlepsze. Spójrz na poszczególne kroki innym spojrzeniem, sprawdź które etapy możesz usunąć, pominąć. Oceń je, żeby móc zadecydować czy to najlepsza droga, jaką możesz przejść dany proces. Znam przypadki, że mimo automatyzacji systemy nadal nie były efektywne, zdążały się awarie- właśnie przez pominięcie kroku dotyczącego optymalizacji. Efektem takiego działania było jeszcze większe zaangażowanie pracowników, którzy musieli poświęcać się, naprawiając błędy popełniane przez automaty.
Pominięcie kontroli nad automatyzacją
Istnieje pokusa, która pozwala postrzegać automatyzację, jako rozwiązanie, które zostało ustawione raz na zawsze. Taki podejście może prowadzić do problemów, ponieważ warunki funkcjonowania większości firm stale się zmieniają. Jeśli nie będziesz cyklicznie kontrolował wdrożonych automatyzacji, może się okazać, że są one już przestarzałe. Wielu przedsiębiorców wdraża proces, odhacza na liście celów, a następnie przechodzi do realizacji kolejnego. Przeglądy zdarzają się sporadycznie, najczęściej w razie awarii.
Dobrą praktyką jest wprowadzenie polityki bezpieczeństwa. Możesz na przykład zarządzać odświeżania haseł co 30 dni lub weryfikację za pomocą telefonu. Zalecam też ciągły przegląd wprowadzonych automatów i praktykę ciągłego doskonalenia.
Brak wszystkich wymagań od użytkowników
Innym zagrożeniem związanym z automatyzacją jest zebranie niekompletnych wymagań od użytkowników biznesowych przed opracowaniem lub wdrożeniem systemu. Często spotykaną sytuacją jest pewność pracowników, że wiedzą wszystko na temat procesów, bez upewnienia się o stanie faktycznym. Może to wynikać z niewłaściwie wytypowanej osoby do projektu, braku wystarczającego czasu czy nieodpowiedniej komunikacji w firmie. Efektem tego może być system bez niektórych, często kluczowych funkcjonalności.
Niedopasowanie automatyzacji do procesów firmy
Jednego z moich klientów spotkała nieoczekiwana sytuacja. Zachęceni przez jednego z dostawców systemu informatycznego, wybrali dokładnie taki system, jaki miała ich konkurencja. Teoretycznie, wszystko powinno pójść gładko- te same realia, podobne wymagania. A jednak wyszło zupełnie na odwrót. Okazało się, że działalność różni się, gdyż firma konkurencyjna posiadała inny system, który już od lat u nich działał. W konsekwencji przedsiębiorstwo otrzymało niepełny system niedopasowany do ich realiów.
Powyższe argumenty okazują ciemną stronę tak popularnego zjawiska, jakim jest digitalizacja przedsiębiorstw. Nieumiejętne przeprowadzanie zmiany związanej w automatyzacją może przynieść więcej szkód niż pożytku. Przygotuj się do niej odpowiednio, monitoruj i stale doskonal, żeby uzyskać pełną korzyść z rezygnacji z ręcznych procesów.
Comments