W każdej organizacji wiele czasu pochłaniają procesy ręczne. Pewnie również i Ty zauważyłeś takie zjawisko u siebie w firmie. Są one często powtarzalne, czasochłonne i zabijają wrodzoną kreatywność u Twoich pracowników. Warto je w takim razie wyeliminować korzystając z automatyzacji, aby Twoja firma osiągnęła szereg korzyści, a Twoi pracownicy zyskali nowe pokłady energii do pracy, którą będą wykonywać z pasją i zaangażowaniem.
Z poniższego artykułu dowiesz się, jakie są zalety przekształcania procesów z ręcznych na automatyczne, jaki jest potencjał takich zadań oraz jak przeprowadzić zmianę w przedsiębiorstwie.
Ręczne czynności, które często powtarzane są codziennie, wprowadzają do pracy Twoich pracowników monotonie. Wiąże się to z licznymi negatywnymi skutkami, które możesz wyeliminować.
Zobacz jakie korzyści możesz osiągnąć, automatyzując procesy:
Zwiększ wydajność i produktywność
Celem każdej firmy jest osiągnięcie jak najwyższych przychodów. Jedną z metod jest poprawa wydajności i produktywności pracowników. Możesz sprawić, że część codziennych czynności zostanie zautomatyzowana, a Twoi pracownicy zajmą się pracami, na które nigdy nie było czasu. Możliwość zajęcia się rzeczami kreatywnymi i twórczymi, rozwijającymi ich potencjał, uruchomi wewnętrzną motywację i tym samym poprawi morale pracowników.
Pracuj skąd chcesz i kiedy chcesz
Automatyzacja procesów w Twojej firmie ułatwi pracę zdalną. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz mógł uelastycznić swój proces zatrudnienia o pracę hybrydową lub na odległość. Dodatkowo możesz poszerzyć swoje horyzonty o współpracę na rynkach zagranicznych. Liczne delegacje nie będą już utrapieniem dla Twoich pracowników. Część spraw możesz załatwić przez telefon lub na wideokonferencji. Eliminacja papierkowej dokumentacji oraz możliwość logowania do programów poza biurem ułatwiają przestawienie się na taki model pracy.
Zmniejszaj ryzyko błędu ludzkiego
Maszyny się nie mylą, ale ludzie już tak. Stres i monotonia sprzyjają popełnianiu błędów, które mogą przynieść wiele negatywnych skutków dla Twojego przedsiębiorstwa. Niepoprawnie przepisane zamówienie może skutkować utratą klienta, a źle rozliczona faktura karą od urzędu skarbowego itp. Automatyzując procesy, zmniejszasz ryzyko narażania się na koszty z tytułu pomyłek.
Zwiększona spójność i jakość
Ile ludzi, tyle wersji. Często obserwuje to zjawisko podczas przeglądania danych w systemach ERP. Jeśli damy ludziom możliwość otwartego wprowadzania danych, to ich jakość będzie marna. Przykładem mogą być jednostki miary. W jednej bazie danych znalazłam różne nazewnictwo na metry kwadratowe: mkw, m^2, m2. Konsekwencje takie zapisu możemy zauważyć wydrukach zamówień, faktur, ale również podczas raportowania. Stosując automatyzację, możesz uzyskiwać spójne informacje i prezentować je klientom w najwyższej jakości.
Zmniejszone koszty
Technologia kojarzy się z wielkimi inwestycjami. Warto jednak wiedzieć, że nie zawsze jest to prawda. Są programy i aplikacje bezpłatne lub systemy abonamentowe. Jeśli jednak decydujesz się na drogą technologię, to również oczekujesz zwrotu z inwestycji. Jedną z metod, dzięki której możemy to osiągnąć to zwiększenie produktywności przy jednoczesnym stałym zatrudnieniu. Warto, więc zainwestować w automatyzację i w rezultacie zmniejszyć swoje koszty prowadzenia działalności.
Przewaga konkurencyjna
Automatyzacja procesów może również skutkować osiągnięciem przewagi konkurencyjnej. Dzięki zastąpieniu zasobów przez automaty możemy zaoferować niższe ceny lub większą marżę. Ręczne procesy powodują, że jesteś droższy i wolniejszy niż inni, którzy zastosowali technologie.
Trafniejsze decyzje biznesowe
Zaawansowane narzędzia raportujące oparte o systemy automatyczne, pozwalają uzyskać dane, na podstawie których Twoje decyzje będą trafione w dziesiątkę. Często wygenerowanie takich danych trwa kilka sekund. Podejmowanie decyzji dzięki zastosowaniu automatów stanie łatwe i klarowne.
O ryzykach związanych z automatyzacją dowiesz się z artykułu:
Czy Twój biznes też można poddać automatyzacji?
Często słyszę od klientów, że specyfika ich branży nie pozwala na zastosowanie danego rozwiązania informatycznego. Zgadzam się ze stwierdzeniem, że każdy biznes jest wyjątkowy, dzięki temu jest atrakcyjny dla klientów. Nie jest więc możliwe, żeby zautomatyzować wszystkie czynności, ale wiele z nich ma taki potencjał. Poniżej przedstawiam wyniki raportu opublikowanego przez McKinsey, gdzie zostały zbadane możliwości poszczególnych procesów w dziale finansów, HR i IT.
Finanse
HR
IT
Wynika z nich, że średnio ponad 26% czynności jest możliwych do automatyzacji w przystępny sposób. Największy potencjał ma dział finansów, bo aż 84% zadań może zostać zastąpionych przez systemy (w prosty, bądź trudniejszy sposób). Badania te również wskazują, że przedsiębiorstwa nie są gotowe na całkowite wykluczenie zasobów ludzkich.
Jak przeprowadzić automatyzację?
Jeśli przekonałam Cię, że również w Twoim przedsiębiorstwie możesz przeprowadzić transformację cyfrową, to teraz przeczytaj, w jaki sposób możesz to osiągnąć. Poniżej znajdziesz pięć kroków, które to umożliwią.
1. Zidentyfikuj funkcjonalne obszary operacji
Powyższe dane pokazały, że nie da się całkowicie wyeliminować interwencji człowieka. Wiesz również, że jest wiele obszarów, w których możesz poczynić zmiany. Od czego więc zacząć?
Skup się na podstawowych, funkcjonalnych obszarach Twojej organizacji. Przemyśl kto najbardziej skorzysta z przeprowadzonej automatyzacji. Możesz skupić się na dziale, gdzie zatrudniasz najwięcej pracowników lub miejscu sprawiającym najwięcej kłopotów.
2. Utwórz standardowe procedury
Standardowe procedury mają na celu udokumentowanie dokładnych kroków niezbędnych do wykonywania i wypełniania obowiązków w ramach stanowiska. Znając je, łatwiej będzie nam zidentyfikować obszary, które mogą podlegać automatyzacji.
Wiele firm stawia jednak te procedury na miejscach obarczonych niższym priorytetem. Możesz zaproponować stworzenie procedur, w ramach celów działowych. Taki procedury wprowadzają usystematyzowanie i ułatwiają funkcjonowanie przedsiębiorstwa (np. w przypadku nowo zatrudnionej osoby lub skierowania zapytania do osoby odpowiedzialnej za dany proces).
3. Zidentyfikuj powtarzające się zadania
Jeśli udało Ci się zdefiniować zadania funkcjonalne, to teraz pora na ich analizę. Przyjrzy się nim pod kątem powtarzających się czynności. Jeśli w dalszym ciągu nie widzisz potencjału, to możesz przeprowadzić rozmowę z pracownikami lub wcielić się w ich rolę, postępując zgodnie ze stworzoną wcześniej procedurą. Poznasz wtedy bolączki codziennej pracy i dowiesz się, jak możesz im pomóc.
4. Nadaj priorytet obszarom do zautomatyzowania
Stworzyłeś już listę procesów do poprawy? Teraz pora nadać im priorytety. Jaki klucz przyjąć przy nadawaniu ważności? Skup się na wartości, jaką przyniosą zmienione procesy. W pierwszej kolejności weź te, które przyświecają wizji Twojego przedsiębiorstwa. Jeśli stawiasz na najwyższy poziom obsługi klienta, to rozpocznij od tych zadań, które pomogą Ci to osiągnąć. Może masz w planach stworzenie platformy do przyjmowania zgłoszeń od klienta lub czat obsługiwany przez boty. Postaw je na górze listy.
5. Zainicjuj transformację cyfrowa
Ostatnim krokiem jest realizacja. Zastanów się jakie działania przyniosą Ci największe korzyści. Niektóre z nich możesz wdrożyć od ręki, korzystając z ogólnodostępnych technologii. Jeśli wybierzesz te bardziej zaawansowane, wesprzyj się specjalistami. Niektóre rozwiązania, takie jak system ERP, mogą rozwiązać wiele problemów jednocześnie. Jeśli potrzebujesz wsparcia podczas diagnozy skontaktuj się z profesjonalistami z growITnow.
Automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie to szansa na osiągnięcie wielu korzyści dla Twojego przedsiębiorstwa. Może wyzwolić nieznane dotąd cechy Twoich pracowników, zredukować rosnąc koszty i umożliwić wyróżnienie się wśród konkurencji. Postępuj zgodnie z powyższymi krokami, a efekty zobaczysz w bardzo szybkim tempie.
Comments