top of page

Ile kosztuje kompleksowe wdrożenie systemu ERP?

Zaktualizowano: 21 kwi 2023


Cena systemu ERP

Jeśli stoisz przed wyborem nowego oprogramowania klasy ERP, to z pewnością chodzi Ci po głowie pytanie: „jaki jest koszt wdrożenia systemu?”. Być może próbowałeś już sprawdzić te dane na stronie producentów, ale nie znalazłeś konkretnej oferty, tylko prośbę o pozostawienie adresu e-mail, na który otrzymasz indywidualną wycenę. Te podejście nie jest do końca niewłaściwe, gdyż większość systemów ERP nie jest produktem z tzw. „paczki” (tzn. wystarczy zainstalować i korzystać) i bez konkretnych parametrów opisujących Twoją firmę, nie jest możliwe zdefiniowania kosztu wdrożenia.

Stworzyłam poniższy artykuł, żeby przybliżyć Ci, co składa się na koszt implementacji systemu ERP. Analizując oferty od poszczególnych dostawców, zalecam Ci porównać, które z poniższych detali wchodzą w jej skład. Często pozornie lepsza cenowo propozycja, może być okrojona i nie zawierać tych samych elementów np. importów danych czy szkoleń użytkowników.


Analiza procesów biznesowych

Przepisem na udane wdrożenie systemu jest bardzo dobre przygotowanie do implementacji. Po stronie Twojej firmy należy, więc analiza procesów biznesowych. Pamiętaj, im lepiej i dokładniej zrobisz to przed rozpoczęciem rozmów z firmą wdrożeniową, tym szybciej i klarowniej przebiegnie cały proces. Tego elementu nie spotkasz w ofercie od firmy wdrożeniowej. Jak zrobić analizę wymagań opisałam we wcześniejszym wpisie:

Jaki jest koszt analizy procesów biznesowych? Możesz do tego zagadnienia podejść na dwa sposoby:

  • Zaangażować wewnętrzne zasoby przedsiębiorstwa – Twoim dodatkowym kosztem będą, więc nadgodziny lub kolejny etat

  • Zatrudnić niezależnego konsultanta (polecam z growITnow), który przeszkoli Twoich pracowników lub przeprowadzi analizę – koszt to najczęściej:

Liczba godzin/ dni x stawka konsultanta LUB stała stawka za przeprowadzenie warsztatów czy szkoleń.


Analiza przedwdrożeniowa (systemowa)

Analiza przedwdrożeniowa ma na celu odzwierciedlenie wcześniej spisanych wymagań biznesowych. Tworzy się ją wraz z firmą wdrożeniową, omawiając poszczególne funkcje systemu. Najczęściej są to spotkania angażujące przedstawicieli działu po stronie Twojej firmy oraz konsultantów obszarowych.

Analiza przedwdrożeniowa ma sens tylko wtedy, gdy system podlega dostosowaniom (np. SAP, IFS, Comarch XL). Jeśli stosujemy system ERP, który nie wymaga dostosowań, to w tym punkcie wystarczy wybrać, które moduły będziesz używał.


Jaki jest koszt analizy przedwdrożeniowej?

  • W proces tworzenia specyfikacji zaangażowani są Twoi pracownicy, więc musisz się z liczyć z dodatkowymi godzinami lub premiami dla pracowników

  • Musisz ponieść również koszt konsultantów firmy IT: o Spotkania:

Liczba konsultantów x stawka za godzinę x ilość godzin LUB Liczba konsultantów x stawka za dzień x ilość dni (to najczęściej spotykane formy wynagrodzenia, często ustalona z góry)


Noclegi+ dojazdy (w zależności od umowy)

o Spisanie dokumentu:

Ilość szacowanych (rzadziej rzeczywistych) godzin x stawka za godzinę.

Infrastruktura

W trakcie analizy powinieneś zadecydować jaką infrastrukturę musisz zakupić, by system działał wydajnie. Powinieneś zastanowić się, czy posiadane obecnie sprzęty powinny zostać wymienione, czy możesz w dalszym ciągu z nich korzystać. Najczęściej firmy wdrożeniowe proponują pośrednictwo w zakupie sprzętu. Z mojego doświadczenia wynika, że nie zawsze wychodzi to niekorzystnie dla Twojej firmy. Przedsiębiorstwa wdrożeniowe często mają umowy partnerskie z dostawcami sprzętu, więc ich ceny są niższe lub porównywalne z rynkowymi.

​Jaki jest koszt infrastruktury?

  • W pierwszej kolejności musisz wybrać, gdzie będziesz przechowywał swoje dane. Najpopularniejsze rozwiązania to: o Chmura- gdzie płacisz za miesięczną subskrypcję (początkowe koszty są więc o wiele niższe) o Serwer fizyczny- ponosisz koszt serwera. Oba powyższe rozwiązania wymagają utrzymania. Możesz zapłacić za to firmie konsultingowej lub zatrudnić albo wydelegować odpowiednią osobę z Twojej firmy do administrowania danymi. o Są też systemy, w chmurze, które w ramach subskrypcji mają wliczone przechowywanie danych. Zakłada się, że są to systemy mniej elastyczne, ale z każdym rokiem ta tendencja zmienia się.


  • W zależności od procesów, które chcesz obsłużyć, musisz wyposażyć swoją firmę w odpowiedni sprzęt, np. o Nowe komputery o Kolektory do zbierania danych na magazynie o Access pointy o Drukarki (zwykłe lub do etykiet) o Urządzenia POS i inne.

  • Pamiętaj również o odpowiednim oprogramowaniu: o Systemy operacyjne, o Programy antywirusowej o Licencje i inne.

  • Zakupioną infrastrukturę należy również poddać instalacji. Jeśli nie posiadasz odpowiedniego pracownika, to zadanie te należy powierzyć firmie dostarczającej sprzęt. Tu również uwzględnij koszty:

Liczba konsultantów x stawka za godzinę x ilość godzin LUB Liczba konsultantów x stawka za dzień x ilość dni LUB Ustalona kwota

Noclegi+ dojazdy (w zależności od umowy).



Licencje

Kolejnym bardzo istotnym kosztem podczas wdrożenia ERP są licencje na oprogramowanie. Zazwyczaj, należy zakupić tyle licencji, ile użytkowników będzie miał system. Rzadko kiedy, płaci się za sam dostęp jako firma (jedna kwota za korzystanie).


Jaki jest koszt licencji?

  • Podobnie, jak w przypadku rozwiązania chmurowego masz możliwość skorzystania z dwóch opcji: o Subskrypcji- polega na opłacie na miesiąc za użytkownika. Dopóki płacisz, masz dostęp do danych o Opłata jednorazowa- płacisz za licencje i korzystasz bez limitu.

  • Powyższe modele mają też różne opcje. W zależności od uprawnień czy dostępu do modułów, procesów wyróżnia się różne typy licencji. Każdy producent opracował swój model na dostępy, ale przykładowo można wymienić licencje: pełną i limitowaną, logistyczną, finansową lub dostępową do urządzeń mobilnych. Niektóre licencje uprawniają też do edycji czy podglądu dokumentów. Ich koszt wylicza się następująco:

Ilość użytkowników x cena za rodzaj licencji (ponoszona miesięcznie lub jednorazowo).


Konfiguracja i dostosowania rozwiązania

Podczas analizy przedwdrożeniowej ustaliłeś zakres wdrożenia. Każde zadanie powinno mieć przydzieloną ilość godzin, jaką musi poświęcić firma wdrożeniowa, by je zaimplementować. Jest ona niezmienna, dopóki Twoje wymagania się nie zmienią. Stąd moja sugestia o bardzo dokładne przeprowadzenie analizy procesów biznesowych, a następnie odwzorowanie ich w procesach systemowych. Ale nawet najdokładniejsze analizy nie przewidzą wszystkich zmiennych (może zmienić się rynek bądź Twoja sytuacja względem konkurencji czy inne). Zabezpiecz swój budżet i przewidź naddatek na nieprzewidziane zadania. Niektóre firmy mówią nawet o przekroczeniu przewidzianego budżetu o 30%. Jeśli korzystasz z systemu, który nie ma możliwości konfiguracji, to nie ponosisz tego kosztu.

Dostosowania (inaczej zwane kastomizacje) pochłaniają często sporą część budżetu, gdyż rozwiązanie należy wymyślić i wdrożyć. Koncepcja początkowa często się zmienia i wymaga wielu godzin pracy nad prototypem, a następnie rozwiązaniem gotowym.

Jaki jest koszt konfiguracji i dostosowań?


Liczba konsultantów x stawka za godzinę x ilość godzin LUB Liczba konsultantów x stawka za dzień x ilość dni.


Integracja z innymi systemami

Jeśli korzystasz z systemów informatycznych, których dane chcesz zawrzeć w systemie ERP (np. kolektory danych na magazynie, systemy rejestrujące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników) to najlepiej jest zastosować integracje. Inną opcją jest ręczne przerzucanie danych, natomiast może to generować błędy i spowolnić proces. Integracje możesz wykonać w drugim etapie wdrożenia, po starcie systemu, ponieważ jej wykonanie może opóźnić wdrożenie systemu. Warto natomiast, abyś uwzględnił tę czynność w swoim budżecie.

​Jaki jest koszt integracji?

Liczba programistów x stawka za godzinę x ilość godzin.


Migracja danych

Każda funkcjonująca firma posiada dane. W zależności od ich ilości można je wprowadzić do systemu ręcznie lub automatycznie. Przed dostarczeniem danych musisz je uporządkować i wykasować niepotrzebne. Nie przerzucaj do systemu zamkniętych dokumentów.

​Jaki jest koszt automatycznej migracji danych?


Stawka za godzinę x ilość godzin (w zależności od ilości danych).


Szkolenia i instrukcje

Aby zasilić system poprawnymi danymi, niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń dla przyszłych użytkowników. Zwłaszcza systemy kastomizowane, nie posiadają szkoleń w formie ogólnodostępnej: online czy na YouTube, więc za ich organizacje odpowiedzialna jest firma konsultingowa. Jeśli chcesz zachować te wiadomości w postaci instrukcji, możesz zlecić sporządzenie ich konsultantom zewnętrznym.

Jaki jest koszt szkoleń i instrukcji?


Liczba konsultantów x stawka za godzinę x ilość godzin LUB Liczba konsultantów x stawka za dzień x ilość dni


Stała stawka za instrukcję.


Wsparcie przy starcie

Częstą praktyką jest korzystanie ze wsparcia konsultantów podczas pierwszych dni użytkowania systemu. Są oni niezwykle pomocni w przypadku nieprzewidzianych awarii systemu lub problemów z użytkowaniem systemu.

​Jaki jest koszt wsparcia przy starcie?


Liczba konsultantów x stawka za dzień x ilość dni.


Utrzymanie systemu

Start systemu nie kończy Twoich wydatków związanych z systemem ERP. Planując budżet, musisz uwzględnić koszty związane z utrzymaniem systemu. W ich skład wchodzą koszty aktualizacji, umowy serwisowej czy dodatkowych szkoleń.

Jaki jest koszt utrzymania systemu?

  • Aktualizacje

stawka za godzinę x ilość godzin LUB stała stawka

  • Umowa serwisowa: o Stała stawka- często wybiera się dany pakiet, w którym otrzymujemy warunki wsparcia- czas reakcji, odpowiedzi na zgłoszenie, rozwiązanie problemu oraz ilość godzin w ramach abonamentu.


W powyższym zestawieniu zawarłam wszystkie składowe, które wpływają na końcowy koszt wdrożenia systemu ERP. Jak widzisz, nie jest łatwe jego oszacowanie i bez wnikliwej analizy poszczególnych elementów, firma wdrożeniowa jest tylko w stanie zgrubnie zadeklarować ten koszt. Często wskazuje go na podstawie wcześniejszych doświadczeń.

Łatwiej jest przewidzieć koszt wdrożenia systemów, które nie wymagają konfigurowania, stąd często na stronie dostawcy oprogramowania można znaleźć oficjalne cenniki.

646 wyświetleń0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comentarios


bottom of page