top of page

Kiedy rozpoznać, że tracisz cenną kontrolę nad swoim szybko rozwijającym się przedsiębiorstwem?

Zaktualizowano: 21 kwi 2023

Czy czujesz, że powoli tracisz kontrole nad swoim biznesem?

Czy każdą decyzję w swoim przedsiębiorstwie musisz podejmować samodzielnie?

Czy w przypadku niepowodzenia trudno znaleźć winnego?


Kontrola we wzrastającym przedsiębiorstwie


Jeśli choć raz odpowiedziałeś TAK na powyższe pytania to mam dla Ciebie dobrą i złą wiadomość. Dobra jest taka, że Twoja firma się rozrasta. Jeśli jak większość właścicieli pragniesz mieć duże, doskonale prosperujące przedsiębiorstwo to gratulacje. Jesteś na dobrej drodze. Jest też jednak złe oblicze tego zjawiska. W poniższym artykule przedstawię Ci rozwiązania, które umożliwią Ci uzyskanie pełnej kontroli nad wzrastającym przedsiębiorstwem i wsparcie w dalszym rozwoju.


Ciężko przewidzieć wzrost przedsiębiorstwa. Najczęściej, nie jest on zjawiskiem wykładniczym. Jego rozwój jest obarczony ciężką pracą właścicieli ze szczyptą przypadku. Często zdarza się, że wśród małych klientów Twojej firmy pojawi się niespodziewanie TEN duży, który wywróci całkowicie funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa. Oczywiście ciężko odmówić takiej okazji, więc podejmujesz wyzwanie i rozpoczynacie współpracę.


Jakie ryzyka może przynieść duży klient dla małego przedsiębiorstwa?


Brak ewidencji pracy

Zarówno duży klient, jak i wiele zamówień, mogą przynieść podobne skutki. Aby obsłużyć zamówienia, decydujesz się na zwiększenie zatrudnienia. Jeśli do tej pory w dziale zamówień pracowała tylko jedna osoba, bez problemu wiedziałeś, co robi. W końcu wszystkie zamówienia przepływały przez jej skrzynkę mailową. Później przyszła kolejna osoba- wciąż jeszcze wiedziałeś, jak są rozdzielone ich obowiązki. Mając już dziesięć osób w zespole, nie jest Ci łatwo rozeznać się, jak spożytkowany jest ich czas pracy. Może należałoby dociążyć Pana Kowalskiego, który pół dnia rozmawia przez telefon, a odciążyć Nowaka, który co miesiąc ma 20 nadgodzin. Oczywiście możesz stać cały dzień nad ich głowami i próbować podejmować trafne decyzje, ale ja znam na to lepsze rozwiązanie- ewidencja czasu pracy!

Wystarczy, że każdy z pracowników poświęci 15 minut swojego czasu pracy na krótkie podsumowanie, co zrobił danego dnia. Już po miesiącu będziesz dokładnie wiedział czym i w jakim stopniu zajmują się Twoi pracownicy. Dzięki temu optymalnie wykorzystasz ich czas pracy i racjonalnie podejmiesz decyzje o redukcji bądź zwiększeniu etatu.


Brak konkretnych kosztów

Dotychczas pracowałeś nad jednym projektem i wiedziałeś, ile na nim zarobiłeś. Teraz kiedy liczba projektów się zwiększa, powinieneś rozdzielać swoje koszty. Jeśli nie będziesz tego robił, to nie dowiesz się, ile dokładnie zarobiłeś na konkretnym zamówieniu. Możesz do każdej faktury przypisać nazwę projektu. Również Twoi pracownicy, podczas codziennej ewidencji powinni definiować miejsce powstawania kosztu. To samo z delegacjami, czy innymi wydatkami (np. marketingiem). Oczywiście, jeśli marża jest wystarczająca, żeby pokryć koszty firmy, to istnieje duża pokusa, żeby nie zaprzątać sobie tym głowy. Ale dzięki tej informacji będziesz mógł porównać, ile zarobiłeś na danym zleceniu i w przyszłości podejmować słuszne decyzje, wspierając rozwój swojej firmy i mnożąc zarobki. Być może następnym razem zdecydujesz się tylko na pracę zdalną, eliminując kosztowne delegacje, lub przydzielisz jednego pracownika zamiast dwóch. Takie trafne decyzje możesz podejmować tylko na podstawie wcześniej zebranych danych.


Pominięcie ważnych dokumentów

W małej firmie wszystko miałeś pod kontrolą. Teraz dokumenty piętrzą się na biurku, a Ty, zamiast zarządzać firmą, bawisz się w sekretarkę- podpisując i sortując dokumenty. Dodatkowo kolejne zamówienia wprawiają Cię w przekonanie, że będziesz miał płynność finansową. Wyobraź sobie sytuację, że pominiesz fakturę od swojego kluczowego dostawcy i nie dostaniesz od niego towaru. W konsekwencji nie spełnisz zamówień swoich klientów, którzy mogą się od Ciebie odwrócić i pójść do konkurencji. Uniknij takiej sytuacji i wyposaż się w system, który pozwoli Ci przechowywać te dokumenty.


Błędy i rozproszenie danych

Twoja firma prowadzi ewidencje w Excelu. Skąd wiedziałam? Większość małych firm tak robi i nie ma w tym nic złego. Arkusze tego typu umożliwiają jednak wprowadzenie błędnych danych. Nie ma żadnych narzędzi, które pozwolą śledzić ścieżkę wprowadzania dokumentu, ani zmian w nich poczynionych (których nie można obejść). Jeśli również nie zarządzisz wspólnej przestrzeni (np. dysk współdzielony lub Google Sheets), każdy będzie prowadził ewidencje na własnym komputerze.

I teraz dzwoni klient z reklamacją i pyta się Ciebie o szczegóły zamówienia. Zebranie tych danych zajmuje wieki. Dodatkowo jeszcze osoba, która obsługiwała klienta, już nie pracuje. Nie komplikuj sobie życia i zainwestuj w centralną bazę danych. Dzięki niej informacje uzyskasz od ręki, bez zbierania informacji od poszczególnych pracowników.

Kolejne ryzyka opublikuje w następnym zestawieniu:


Warto już teraz odpowiedzieć, jak powinieneś zapobiec ich wystąpieniu?


Najlepszą metodą jest centralne zarządzanie, które umożliwiają nowoczesne systemy informatyczne. Wszystkie informacje generowane w przedsiębiorstwie powinny być kolekcjonowane w jednym miejscu- bazie danych. W zależności od prezentowanych problemów można zalecić systemy typu: CRM, ERP, MES i inne.


Jeśli spotkałeś na swojej drodze ryzyka z powyższego zestawienia, skontaktuj się z nami. Podpowiemy Ci jak najlepiej je eliminować, by Twoja firma dalej prężnie się rozwijała.

475 wyświetleń0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comments


bottom of page