Rosnąca inflacja i niepewna sytuacja związana z kryzysem wywołanym wojną w Ukrainie skłania przedsiębiorstwa do szukania oszczędności. Z drugiej strony bardzo szybko rozwijająca się gospodarka nakłania do niezwalniania tempa rozwoju. W związku z tym przedsiębiorstwa szukają rozwiązań, które nie zrujnują ich budżetu przy jednoczesnym utrzymaniu przewagi konkurencyjnej. System ERP jest rozwiązaniem, który doskonale odpowiada na zmieniające się potrzeby rynku. Co jednak zrobić by jego wdrożenie pochłonęło jak najmniej kosztów?
Dokładnie zaplanuj wdrożenie i jego budżet
Według portalu Statista 41% wdrożeń w 2022 roku przekroczyło swój zaplanowany budżet. W 2017 było to aż 74% !
Oznacza to, że budżety są planowane niedokładnie, a same wdrożenia są nie do końca przemyślane. Inną hipotezą może być fakt, że łatwiej podpisać projekt na mniejszą kwotę, a później dokładać kolejne elementy. Często też podczas analizy nie znajduje się odpowiedzi na niektóre pytania i zostawia się je „na później”. Niezależnie od przyczyny dopracuj jak najwięcej szczegółów, sprawdź, czy pokryłeś wszystkie spisane wcześniej wymagania i odwzorowałeś planowane procesy. Pozwoli to uniknąć kosztownych zmian i zamieszania. Odnoś się do tego planu na każdym etapie projektu, aby uniemożliwić kierownictwu i interesariuszom podejmowanie nowych i niepotrzebnych zadań. Zwłaszcza ma to miejsce, gdy do projektu dołączają nowe osoby lub gdy osoby zgłaszające zmianę mniej angażowały się w początkową fazę projektu.
Ale bądźmy realistami! Nie da się uniknąć nieprzewidzianych okoliczności. Dlatego ważne jest, aby ustalić naddatek w budżecie i harmonogramie. Dodatkowo wprowadź strategię spójnej i częstej komunikacji. Gdy początkowy plan wdrożenia wymaga pewnych poprawek w celu uwzględnienia nowego problemu, upewnij się, że ta zmiana została podpisana przez interesariuszy i przekazana całemu zespołowi. Pomoże to uniknąć zakłócania innych działań projektowych oraz sytuacji gdzie pojawiają się dodatkowe, nieprzewidziane koszty. Może to przyczyniać się do konfliktów i wydłużenia czasu projektu.
Rozważ chmurę zamiast fizycznego serwera
Zakup serwerów jest dużym wydatkiem dla firmy. Możesz rozważyć finansowanie sprzętu w ramach leasingu, jednak musisz spełniać określone przez bank warunki. Co więcej, dla takiego rozwiązania należy wygospodarować specjalne, bezpieczne, fizyczne miejsce.
Alternatywą tego rozwiązania jest platforma chmurowa. Dzięki jej zastosowaniu możesz rozłożyć koszty w czasie, płacąc miesięczny abonament. Łatwość zwiększania miejsca powoduje, że możesz wykupić tyle pamięci ile aktualnie potrzebujesz (są wyznaczone pewne przedziały, np. 14 GB, 28 GB, 56 GB i 112 GB). Jeśli potrzebujesz więcej miejsca (np. z powodu zwiększonej ilości danych lub szybkiego rozrostu firmy) to od ręki możesz je dokupić. W przypadku serwerów nie jest to już tak proste, szybkie i dostępne.
Minimalizuj dostosowania systemu
W większości projektów, dostosowania stanowią najdroższą (w stosunku do zadań standardowych) część budżetu przeznaczoną na zadania i są odpowiedzią na brakujące elementy oprogramowania. Wyeliminuj je do minimum i, jeśli jest to możliwe, zastąp standardowymi funkcjami systemu. W pierwszej kolejności skup się na wybraniu najlepszego rozwiązania ERP. Jeśli potrzebujesz wsparcia, skontaktuj się z wykwalifikowanym, bezstronnym doradcą z growITnow. Zweryfikuj czy oprogramowanie podsiada moduły, które przewidziałeś w swojej analizie oraz czy system jest przeznaczony dla Twojej branży. Więcej na temat najlepszych praktyk podczas wyboru systemu znajdziesz we wpisie: Cztery kroki, które ułatwią wybór systemu ERP.
Unikaj zbędnych dodatków
Ustalenie priorytetów biznesowych to klucz do osiągnięcia sukcesu. Skup się na drodze do celu i nie zbaczaj w boczne ścieżki, które odciągają Cię od niego. Firmy mają tendencje do poświęcania swojego czasu na weryfikacje wszystkich opcji ulepszania systemu. Często wynika to z chęci wykorzystania wszystkich funkcji ERP. Możliwe, że nie potrzebujesz wszystkich modułów oferowanych przez dostawcę, ani nie musisz stosować dostępnych udoskonaleń formatek, konfiguracji pulpitów nawigacyjnych, dodatkowych raportów czy wydruków. Możesz to zrobić w fazie po wdrożeniowej i wykorzystać do tego wewnętrzne zasoby przedsiębiorstwa. Zamiast tego skup się na swoich najpilniejszych! potrzebach. Po wdrożeniu najważniejszych funkcji ERP możesz zacząć myśleć o dodatkowych funkcjach. Najlepsze systemy udostępniają modyfikacje rozwiązań po uruchomieniu.
Zamiast zajmować się każdą dostępną funkcją i modyfikacją, uprość implementację, koncentrując się na najważniejszych procesach. Pomoże Ci to unikać błędów oraz nie przekraczać budżetu i harmonogramu.
Zatrudnij eksperta od systemu wewnątrz firmy
Pewnie widząc ten punkt zastanawiasz się: jak dodatkowy koszt może zredukować koszty wdrożenia? Konsultanci wynajmowani przez firmy IT, wdrażający system w Twojej firmie, są najczęściej opłacani stawką godzinową. Większa część z tej stawki (nawet do 80%) to koszty związane z prowadzeniem działalności dostawcy oprogramowania. Zatrudniając konsultanta wewnątrz swojej firmy możesz zaproponować mu konkurencyjną stawkę i tym samym pomniejszyć swoje wydatki. Pracownicy preferują różną formę zatrudnienia- B2B lub umowę o pracę. Możesz zaproponować konsultantowi kontrakt czasowy, natomiast jeśli planujesz udoskonalenia systemu po wdrożeniu, to warto pomyśleć o dłużej współpracy. Osoba obejmująca stanowisko konsultanta wewnętrznego może pełnić funkcję kierownika projektu, ale również wdrażać i testować rozwiązania, szkolić przyszłych użytkowników, konfigurować i planować przyszłe dostosowania i procesy. Co więcej, jako pracownik zna doskonale realia panujące w Twojej firmie. To znacząco wpłynie na budżet projektu.
Ogranicz do minimum spotkania z całym zespołem projektowym
Konsultanci rozliczają się za godzinę, a zaproszenie na spotkanie 5 osób na godzinne spotkanie skutkuje rozliczeniem za 5 godzin pracy! Zamiast tego możesz zaprosić na spotkanie kierownika projektu firmy IT, który wcześniej uzgodni status prac oraz otwarte pytania ze swoim zespołem. Szczegóły dotyczące konkretnych zadań, pytań powinny zostać omówione na spotkaniu z konsultantem bezpośrednio odpowiedzianym za dany obszar. Zdarzają się też sytuacje, że do spotkań specjalistycznych wyznaczony jest więcej niż jeden konsultant. Rozeznaj się czy to konieczne. Jeśli tylko jedna osoba jest aktywna, a druga to mniej doświadczony konsultant, który się uczy, możesz wynegocjować za niego inną stawkę.
Wdrożenie systemu ERP to duży wydatek dla przedsiębiorstwa. Jeśli jednak wdrożysz powyższe rady to znacznie pomniejszysz koszt tej inwestycji. Warto zaangażować do procesu osoby, które brały udział w podobnych przedsięwzięciach. Podążaj również za światowymi trendami, by uzyskać przewagę i szybki zwrot z inwestycji.
Comentarios