top of page

Jak dobrze przygotować się do analizy przedwdrożeniowej?

Zaktualizowano: 21 kwi 2023

Jeśli czytasz ten artykuł, mogę domniemać, że wiesz już jaki system ERP chcesz wdrożyć i jaka firma wdrożeniowa wesprze Cię w tym procesie.

Jeżeli jednak szykujesz swoją firmę do transformacji cyfrowej, to zapraszam do zapoznania się z wcześniejszymi wpisami, które pomagają przygotować mentalnie ludzi, zaplanować budżet, a następnie wybrać najlepszy system i dostawcę:

Analiza wymagań, wdrożeniowa

Wdrożenie systemu powinno być poprzedzone analizą przedwdrożeniową, która ma za zadanie opisać potrzeby firmy w oparciu o dostępne funkcjonalności systemu. Definiuje się je na spotkaniach, w których uczestniczą przedstawiciele obu firm. Rzadko się jednak zdarza, że klient przygotowuje się do tych spotkań, co jest dużym błędem i znacznie wydłuża proces analizy. Poniżej przedstawiam porady, jak można przygotować pracowników i poprawić efektywność spotkań.


Zamodeluj swój biznes

Narysowanie modelu biznesowego to podstawa. Powinien on uwzględniać co najmniej strategiczne procesy występujące w firmie. Do modelowania można zastosować specjalne narzędzia BPM (business process management, czyli zarządzania procesami biznesowymi) lub zwykłe narzędzia używane w przedsiębiorstwie (np. pakietu MS Office). Najistotniejsze, żeby dokładnie określić przepływy pracy. Jeżeli już taki model posiadasz – zweryfikuj jego aktualność i nanieś ewentualne poprawki.

Udostępnij go firmie wdrożeniowej i na tej podstawie prowadźcie rozmowy, jak zamienić model biznesowy na model systemu.


Zweryfikuj wcześniej stworzone wymagania

Każdy z działów zaangażowany we wdrożenie powinien zdefiniować swoje szczegółowe wymagania- czego oczekuje od systemu, jeszcze przed wyborem konkretnego systemu. Może bazować na stworzonym wcześniej modelu biznesowym- będzie to na pewno znaczne ułatwienie. Trzeba mieć na uwadze, że niektóre wymagania mogą być nieaktualne w trakcie wdrożenia- zmieniła się sytuacja na rynku, wystąpiło zdarzenie losowe, pozyskaliśmy nowego, strategicznego klienta itp. Wszystko też zależy od tego, jak długo trwał proces wyboru dostawcy i systemu.


Zaangażuj przedstawicieli biznesu

Spotkania analityczne to dodatkowe zaangażowanie dla pracowników. Są one często traktowane, jako spotkania niższego priorytetu, gdzie delegowani są pracownicy mniej obciążeni obowiązkami. Zdarza się również, że uczestnicy spotkań nie angażują się w rozmowy, bo wypełniają bieżące obowiązki.

Zalecam, aby w skład zespołu wdrożeniowego powoływać osoby decyzyjne. Inni pracownicy mogą modelować procesy, ale główni decydenci powinni je zatwierdzać. Warto też pomyśleć o motywowaniu pracowników do uczestniczenia w tych spotkaniach, gdyż jest to dla nich dodatkowy obowiązek. Zaangażowanie w projekt należy przedstawiać jako przywilej, gdyż uczestnicy mają wpływ na przyszłe funkcjonowanie firmy.


Podsumowując, do analizy przedwdrożeniowej należy się solidnie przygotować. Przedsiębiorstwo powinno wewnętrznie przemyśleć swoje procesy, zamodelować strategiczne i zdefiniować wymagania. Do projektu należy wcielić kluczowych pracowników przedsiębiorstwa. Zaangażowanie pracowników w proces wdrożenia może być wsparte systemem motywacyjnym.

373 wyświetlenia0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comments


bottom of page